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Über 900 Veränderungsvorschläge haben die Mitarbeiter im Rahmen des Modernisierungs- und Optimierungsprozesses eingebracht.

Oberbürgermeister Ulrich Markurth legte den Quartalsbericht über die Vorschläge im Modernisierungs- und Haushaltsoptimierungsprozess vor und betonte: „Zahl der Vorschläge zeigt Veränderungswillen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.“

Über 900 Veränderungsvorschläge haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den vergangenen Monaten im Rahmen des Modernisierungs- und Optimierungsprozesses eingebracht.

Dies hat Oberbürgermeister Ulrich Markurth dem Rat in der vergangenen Wioche mitgeteilt. Der Oberbürgermeister informierte in seinem Quartalsbericht über den Stand des groß angelegten und von der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) begleiteten Prozesses, der sowohl eine Verbesserung von Abläufen und Prozessen innerhalb der Stadtverwaltung zum Ziel hat als auch, den Haushalt so aufzustellen, dass dieser gemäß Ratsauftrag ab 2026 dauerhaft ohne Rückgriff auf die Rücklagen ausgeglichen werden kann.
Beide Prozessteile, so Markurth, seien engagiert und gut angelaufen. „Die hohe Zahl an Vorschlägen, die sich zu einem Großteil auf das Thema Modernisierung, Organisation und Prozessoptimierung, aber auch auf die Haushaltsoptimierung beziehen, zeigt, wie offen die Kolleginnen und Kollegen für Veränderungen sind.“ Dafür habe er sich bereits in einer internen Videobotschaft bei der Mitarbeiterschaft bedankt, nachdem er zu Jahresbeginn in der Volkswagenhalle vor allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Startschuss für die Arbeitsphase des Prozesses gegeben habe. Eine Vielzahl an Ideen sei auch über den Gesamtpersonalrat eingereicht worden. Die Liste der Vorschläge soll kurzfristig ins städtische Intranet eingestellt werden.
Das Thema habe hohe Priorität in der Verwaltung, so Markurth weiter. Aufgrund des engen Zeitplans werde großer Wert auf Kommunikation auf allen Ebenen gelegt. So wurden die Führungskräfte in bereits zwei Fachbereichsleitertagungen unter seiner Leitung in diesem Jahr aktiv eingebunden, um Fragen und Rückmeldungen zu besprechen und gegebenenfalls Änderungen im Prozess vorzunehmen. Eine weitere Tagung sei für das Jahresende vorgesehen. Regelmäßig tagen die Projektgruppen Modernisierung und Haushaltsoptimierung. Die Lenkungsgruppe unter Vorsitz des Oberbürgermeisters führt die Ergebnisse zusammen und koordiniert den Gesamtprozess.
Im Rahmen des Modernisierungsprozesses haben bereits Workshops in allen Dezernaten stattgefunden, in denen die Veränderungsvorschläge, die aus dem jeweiligen Dezernat kamen, mit der KGSt intensiv erörtert wurden. Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Vorschlägen, die die Gesamtverwaltung betreffen. Wie mit ihnen umzugehen ist, welche davon umgesetzt werden sollen und in welcher Priorität, wird Anfang Juli mit der KGSt besprochen. Sowohl die Vorschläge der Dezernate für die jeweils eigenen Bereiche als auch die gesamtstädtischen Initiativen sollen in einen von der KGSt vorzulegenden Handlungsplan einmünden, der dem Rat vorgelegt wird. Der Handlungsplan soll frühestens zum 1. Quartal 2020 vorgelegt werden.
Dirk Greskowiak, Geschäftsbereichsleiter „Beratung und Vergleiche“ bei der KGSt und dort Projektleiter für den Prozess in Braunschweig, zeigte sich beeindruckt von den hohen Rückläufen. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Braunschweig sind sehr motiviert, haben viele Ideen und bringen diese aktiv in großer Zahl ein. Das erleben wir so nicht häufig.“ Die Vielzahl der Vorschläge müsse detailliert besprochen und ausgewertet werden, das führe dazu, dass die Zeitplanung angepasst werden müsse.

Zu den herausgehobenen Themen, die in den Dezernatsgesprächen behandelt wurden, gehört unter anderem die Frage, ob die dezentrale Ressourcenverantwortung gestärkt werden sollte.

Dabei könnte es etwa um eine dezentrale Budgetverantwortung für Personalaufwendungen gehen. Diskutiert wird bei sehr großen Fachbereichen, zum Beispiel dem für Kinder, Jugend und Familie, die Personalarbeit weitestgehend zu übertragen. Dazu erwartet die Verwaltung eine Einschätzung der KGSt.
Flankiert wird der Modernisierungsprozess von bereits laufenden Initiativen zur Personalentwicklung und der Einführung der Elektronischen Akte. Als Grundlage für künftige papierlose Abläufe innerhalb der Verwaltung wird in zwei Pilotbereichen, der Personalbetreuung und der Abteilung Steuern, ein Dokumentenmanagement getestet, um die Voraussetzungen an eine digitale Prozesssteuerung zu bestimmen. Bei diesen Projekten unterstützen die Partnerschaft Deutschland (PD) und die skbs.digital GmbH, eine Tochtergesellschaft des Städtischen Klinikums.
Bezüglich der Haushaltsoptimierung finden in Kürze die ersten Workshops in den Dezernaten statt. Auch dabei wird es darum gehen, Ideen der Fachbereiche für Einsparpotentiale zu besprechen und Fragen der KGSt zu diskutieren. Gemeinsam mit dem Fachbereich Finanzen hat die KGSt in den vergangenen Wochen für alle Bereiche Informations- und Fragenpakete vorbereitet. Grundlage dafür sind u. a. eine Liste von 900 Vorschlägen von Konsolidierungsmaßnahmen aus anderen Kommunen sowie die Auswertung von Budgets in anderen kreisfreien Großstädten mit der Vergleichssoftware IKVS. Die 500 Produkte des Haushalts der Stadt Braunschweig wurden von der KGSt analysiert, Auffälligkeiten benannt und hinterfragt.
Zudem ging es darum, Haushaltsprodukte, bei denen eine große Abweichung zu den Vergleichsstädten besonders augenfällig war, zu benennen. Eine Abweichung um eine Million Euro „nach unten“ im Vergleich zum Mittelwert aus den 19 Vergleichsstädten aus der IKVS-Analyse ergibt einen „Großen Punkt“ („Big Point“), der besonders analysiert und hinterfragt werden soll. 21 solcher „großen Punkte“ wurden entdeckt, diese gilt es jetzt mit der KGSt zu diskutieren und ihr Zustandekommen zu erläutern. Die KGSt wird die Ergebnisse dokumentieren und ausarbeiten.
Münden sollen die Ergebnisse dieser Workshops und Prüfungen in ein Haushaltsoptimierungskonzept, das den Ratsgremien Anfang 2020 zur Beratung in den Fachausschüssen vorgelegt werden soll. Die Entscheidung über Einsparungen oder eine Veränderung von Schwerpunktsetzungen trifft am Ende die Politik. Konkrete Ergebnisse, die haushaltswirksam sind, werden daher erst in der Haushaltsplanung 2021 berücksichtigt werden können.
Foto: oh/Stadt Braunschweig
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